Электронный документооборот в россии: история и современное состояние дел

Система управления электронным документооборотом . Александр Глинских, к. Алексей Рябков, ведущий специалист ОАО Центр Компьютерных Технологий Проблемы эффективного управления бизнесом В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких болезней роста.

Система автоматизации документооборота

К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами. От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем.

Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться система управления электронным документооборотом (СЭД).

Уральский государственный технический университет-УПИ. В современных условиях оценка эффективности проектов внедрения информационных систем становится обычной практикой, и внедрение систем электронного документооборота — не исключение. Организация и внедрение систем электронного документооборота СЭД — один из самых популярных проектов в области информационных технологий.

Внедрение этих систем должно привести к ускорению документооборота, снижению затрат на работу с бумажными документами затраты на бумагу, копирование, доставку , сокращению времени поиска документов, повышению исполнительской дисциплины и т. При этом каждое предприятие хочет иметь как можно больше конкретных показателей, рассчитываемых на основе реальных данных, а информации о том, как их получить и откуда взять данные для их расчета, как правило, недостаточно [1].

Несмотря на то, что методики расчета эффекта от внедрения обычно уникальны для каждой организации, проводящей подобную оценку, в данной статье мы рассмотрим некоторые практические методики и подходы, которые могут быть использованы для подсчета эффекта от внедрения систем электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД)

Повышение качества работы с информацией за счет: Увеличение эффективности работы компании за счет: Ожидания преимуществ от внедрения СЭД По результатам исследования , при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества: по данным опроса Таким образом, преимущества автоматизации документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД.

Современное управление контентом: слон или дерево Эта « приземленность» бизнес-пользователей может быть причиной . к системам управления электронными документами») была опубликована.

По данному признаку различают корпоративные системы, си- стемы для средних предприятий и системы для малых предприятий иорганизации персонального документооборота. Поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным системам можно отнести си- стемы , . Для некоторых предприятий функциональность корпоративной системы может оказаться избыточной, поэтому им целесообразнее приобрести более дешевую систему для средних предприятий.

С этих системах, как правило, отсутствуют некоторые функции, наличие ко - 98 торых в корпоративных системах считается обязательным. Системы для малого бизнеса и организации персонального доку- ментооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные сточки зрения делопроизводства.

Роль системы электронного документооборота для современного предприятия

Заполнение документации в турфирме В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

матизация управленческих задач, управление бизнес-процессами (BPM, ния, необходимо понять, что такое СЭД в современном понимании.

Конкурентные преимущества системы СЭД Поскольку использование системы СЭД является одним из важных факторов оптимизации деловых процессов, руководство организации при принятии решения об автоматизации документооборота учитывает преимущества и недостатки различных программных решений, представленных на рынке. Согласование платежей по договорам после внедрения СЭД Основным визуальным слоем, в котором организована работа по согласованию платежей, является система бюджетирования .

Сотрудники, отвечающие за согласование платежей, также могут использовать информацию из слоёв , в котором осуществляется электронный документооборот компании, и , содержащем максимально полную информацию об истории взаимоотношений с контрагентами. Компании, внедрившие , главным фактором улучшения финансовой дисциплины считают возможность организации взаимосвязи договоров и дополнительных соглашений с бюджетными статьями. При этом немаловажную роль играет интуитивно понятный интерфейс, позволивший пользователям быстро и легко освоить навыки работы с заявками по оплате договоров в слое .

Теперь вместо бесконечных хождений по кабинетам специалисту достаточно заполнить заявку с карточки договора или от бюджетной статьи. Лист согласования будет сформирован системой, а само согласование произведено электронной подписью. Функционал программы позволяет отображать комментарии и замечания всех согласующих. В случае превышения лимита заявку можно легко согласовать, включив в маршрут согласования финансового директора.

Ваш -адрес н.

Понимание организации и ее среды. Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Преимущества системы электронного документооборота Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации.

выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Концепция Системы Электронного Документооборота (СЭД).

-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода его еще называют инфраструктурным состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе.

Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством -инфраструктуры включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В -инфраструктуре интегрируется множество специализированных или унаследованных репозитариев данных даже от конкурирующих вендоров , включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища -содержимого, файловые системы и даже СУБД.

Таким образом, -инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции или виртуализации для каждого репозитария данных позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию , тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др.

Возможности -систем можно разделить на несколько основных категорий: Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, -содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа. Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов таких, как , коннекторов, -интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений и др. ледует отметить, что существует до настоящего времени только как концепция, и -инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении -содержимым или офисными документами.

Целесообразность внедрения электронного документооборота на предприятия и малый бизнес

Для решения задачи оптимизации необходимо найти такие коэффициенты уравнения 2 , при которых значение становится минимальным для данного набора значений матриц и , при ограничениях объема памяти и времени получения ЭД, задаваемых выражениями 3 , 4 , 5 , 6. При поиске ЭД происходит обращение ко всем хранилищам, что приводит к росту стоимости поиска за счёт передачи информации между всеми хранилищами, особенно в случае распределенности хранилища и низкой пропускной способности каналов связи.

Анализируя целевую функцию можно заметить, что стоимость поиска информации и, как следствие, стоимость получения ЭД из хранилища снижается при уменьшении числа хранилищ. Это приводит к выводу о целесообразности использования единого централизованного хранилища данных для всех основных подсистем единой информационной системы. Остальные информационные системы, обменивающиеся данными с СЭД, могут расцениваться как внешние хранилища и стоимость получения документов от них можно оценить по формуле 5.

Одним из важных требований к СЭД, разрабатываемой в интересах государственного управления является оценка эффективности защиты документооборота.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное . шаг к современному управлению информационными потоками.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Система электронного документооборота СЭД — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД организационно-распорядительными документами , но и с различными внутренними документами договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами. Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В году, по данным , на фоне практически процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности.

Речь идет о построении разработке на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота. Основные понятия и принципы Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления[13]; комплекс работ с документами:

Цифровой порядок

СЭД для банка - обзор, рейтинг Системы электронного документооборота для банков. Стартовали продажи - защищенной ЭДО для банков Компания Кворум объявила о начале продаж специализированного решения , предназначенного для защищенного обмена электронными платежными и служебно-информационными сообщениями между банками и подразделениями ЦБ РФ. представляет собой АБС-независимый полнофункциональный модуль, отвечающий всем требованиям к процедуре установки и проверки электронной подписи на платежных и служебно-информационных сообщениях и обладающий развитым пользовательским интерфейсом, позволяющим осуществлять мониторинг и контроль над процессами обработки исходящих и входящих сообщений.

прерывность бизнес-процессов. Инфраструк- Большой статьей затрат современного пред- приятия является Однако СЭД в современном пони-.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости. Преимущества электронного документооборота Экономия времени: Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке.

Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте. Более адекватное использование физического пространства и техники: В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

GemUp автоматизированная система управления Вашего бизнеса.